Desde que P. Kotler formuló el Sistema de Información Marketing (SIM) como un conjunto de cuatro subsistemas (Sistema de Datos Internos, Inteligencia de Marketing, Investigación de Marketing y Sistema de Apoyo a las Decisiones de Marketing, compuesto de análisis estadísticos y modelos de decisión) han cambiado mucho las circunstancias relativas a la información en el ámbito interno de la empresa.

El avance de las nuevas tecnologías permite una gran agilidad en la obtención, almacenamiento, actualización, presentación y gestión de los datos necesarios para el correcto funcionamiento de las unidades de negocio y sus múltiples actividades.

Las necesidades operativas de comunicación interna, las que conforman el SIM particular de cada empresa, giran en torno a dos aspectos fundamentales: La confidencialidad y el método.

La confidencialidad no es más que determinar el grado de conocimiento de la información requerido según las diferentes funciones y responsabilidades e implica una correcta definición de las tareas por puesto. Si no se corre el riesgo de burocratizar en exceso la generación y tratamiento de los datos, de almacenar información poco útil o de desechar datos necesarios.

Además la necesidad de cumplir con la normativa relativa a la protección de datos (LOPD y reglamentos de desarrollo) exige un cuidado escrupuloso con qué información se puede o no compartir y bajo qué parámetros, so pena de incurrir en infracciones administrativas que llevan aparejada sanciones económicas.

La proliferación de dispositivos móviles propicia poder establecer una comunicación, casi ilimitada, por cualquiera de las formas de acceso y transmisión de datos durante veinticuatro horas al día: Email, Whatsapp, llamadas de voz… Que ponen en contacto a directivos, jefes de equipo, colaboradores o subalternos.

Esta flexibilidad, como todo, tiene ventajas e inconvenientes que dependerán tanto del sector en que se opere como de los hábitos de trabajo: No es lo mismo recibir una llamada de tu superior estando en casa que en la calle o en un bar. Parece evidente, pero se corre el riesgo de que información sensible pueda ser conocida por terceros de forma involuntaria si no existen protocolos de actuación respecto a la comunicación.

Por otra parte la manera de definir la comunicación interna refleja la cultura de empresa, el conjunto de valores y principios que dan esa identidad corporativa que se va a trasladar después a los clientes, actuales o potenciales y va a marcar las relaciones con ellos.

Gestionar adecuadamente la información interna permite detectar y corregir errores. Por eso merece la pena dedicarle la atención necesaria.

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