La guía definitiva para el trabajo remoto

Introducción al trabajo remoto y la colaboración

Desde hace un tiempo, venimos escuchando que el trabajo remoto y, por lo tanto, los trabajos remotos son la tendencia del futuro. Sin embargo, en 2020 hay suficientes personas trabajando en diferentes oficinas, centros satelitales, espacios de coworking, cafés, oficinas en el hogar y cobertizos en el patio trasero en un día determinado, por lo que está claro: el «trabajo remoto» describe la forma en que muchos de nosotros ya estamos trabajando todos los días. día.

Incluso si se encuentra físicamente en la misma oficina, puede enviar un mensaje instantáneo a su compañero de trabajo en lugar de caminar hacia su escritorio. Actualice el estado de un proyecto en una hoja de cálculo. Dar retroalimentación en un comentario. Pon tus ideas en una nota adhesiva virtual. Estás practicando la «colaboración remota».

A pesar de esta tendencia creciente, muchos aún consideran que ser parte de un equipo remoto o de distribución exitoso es un desafío hercúleo. No estamos de acuerdo. Creemos que los empleados no necesitan estar en el mismo lugar para producir su mejor trabajo juntos, y vivimos nuestra verdad todos los días con nuestros propios equipos distribuidos internacionalmente . Nos guste o no, el trabajo virtual llegó para quedarse, por lo que compartimos nuestro ingrediente secreto para que pueda ayudar a sus equipos remotos a prosperar, al igual que el nuestro.

¿Qué es el trabajo remoto?

El trabajo remoto, también conocido como teletrabajo, teletrabajo o trabajo desde casa, es cualquier entorno de trabajo en el que los empleados no necesitan trabajar en la misma oficina. El trabajo remoto se refiere al trabajo que realizan personas que no están en el mismo lugar físico, pero que aún trabajan de manera efectiva y productiva en los mismos proyectos. A veces, eso significa que están distribuidos en diferentes lugares o en diferentes zonas horarias.

También puede significar que los empleados trabajan en oficinas diferentes a las de sus colegas o clientes, o que trabajan desde casa. No importa cómo lo divida, el trabajo remoto generalmente significa que los equipos necesitan aprovechar herramientas de comunicación como mensajeros, videoconferencias, teléfonos, herramientas de colaboración visual y rastreadores de tareas para hacer las cosas.

3 tipos de equipos remotos

Hay varias estructuras populares para equipos remotos. Echemos un vistazo a cada uno de ellos:

1. Equipos totalmente remotos

Cuando una empresa no tiene oficinas centrales y todos trabajan desde casa, en la carretera o desde espacios de oficina, tiene un equipo completamente remoto. Si bien esta configuración puede tener desafíos, también tiene sus ventajas. Es decir, ser «remoto primero» significa que puede crear procesos y tecnologías que satisfagan las necesidades de los empleados remotos desde el primer día.

Hay muchas empresas exitosas totalmente remotas que se consideran líderes en sus industrias, como InVision, Buffer, Automattic, GitLab y Zapier (por nombrar algunas).

2. Centros de oficinas distribuidos

Cuando una empresa decide instalar pequeñas oficinas en diferentes ciudades de su sede, su fuerza de trabajo se “distribuye”. A medida que un lugar de trabajo se divide geográficamente, el liderazgo ejecutivo debe decidir quién trabaja en cada equipo localizado y definir su rol en relación con la oficina central.

Aquí es donde entra en juego una cuidadosa consideración de la estructura organizativa. El objetivo es crear una relación simbiótica en la que tanto los equipos localizados como los centralizados sientan que las expectativas sobre los roles, las responsabilidades y la dirección del flujo de comunicación son claras. El liderazgo puede definir cómo las diferentes oficinas se relacionan entre sí.
Estas son las tres configuraciones más comunes para equipos distribuidos:

1. Oficina satélite: Este modelo es el más fácil de operar, ya que existe una línea de delegación unidireccional desde la sede central a los equipos remotos con proyectos específicos por equipos.

2. Apropiación local: Esto requiere un fuerte liderazgo local con equipos dependientes del talento. Cada equipo localizado posee un proyecto especial, mientras que la sede sirve para supervisar la visión holística.

3. Asociación verdadera: esta es la más difícil de ejecutar, ya que se basa en equipos maduros, generalmente dentro de I+D. Los sub equipos en la sede central y los equipos locales trabajan en proyectos superpuestos.

3. Equipos remotos flexibles

Existe un tercer enfoque híbrido en el que los empleados no son totalmente remotos ni trabajan desde centros distribuidos, pero tampoco están todos en la misma ubicación todo el tiempo.

Algunas empresas permiten que sus empleados trabajen desde casa algunos días a la semana, otras contratan personas específicamente enfocadas en trabajar desde una sola oficina, así como aquellos que desean trabajar de forma remota a largo plazo. Independientemente, estos equipos a menudo se encuentran utilizando las mismas herramientas de colaboración que las empresas totalmente remotas, porque al menos un compañero de equipo está en una ubicación diferente al menos parte del tiempo.

5 razones por las que el trabajo remoto es el futuro del empleo

Según una encuesta de Deloitte de 2017 a más de 10 000 líderes empresariales y de recursos humanos de 140 países, la organización del futuro es una «red de equipos». Los equipos se están volviendo mucho más dinámicos y el trabajo está más distribuido.

Además de una tendencia general hacia el trabajo en equipo disperso, más empleadores están reconociendo los beneficios de expandir su contratación más allá de una sola ubicación y, en cambio, los reclutadores tienen un grupo de talentos más amplio para elegir.

Estas son algunas de las principales razones por las que las empresas están contratando a distancia:

1. El trabajo remoto reduce costos

Uno de los mayores beneficios del trabajo remoto es la reducción de costos. Según el informe PGi 2019 , las organizaciones ahorran en promedio $10 000 por año en ahorros inmobiliarios por empleado de tiempo completo. La empresa ahorra dinero en el mantenimiento de la oficina, electricidad y todo lo que necesita para que la oficina funcione sin problemas. Lo que es más, es que los empleados también ahorran dinero. Se estima que los empleados ahorran $4,000 al año según este estudio de Flexjobs .

Uno de los gastos más grandes es una reunión anual fuera del sitio. Muchos equipos remotos suelen tener una reunión externa para todo el equipo una vez al año, pero el costo por persona suele ser mucho menor.

2. Capacidad para contratar a los mejores talentos

Dondequiera que esté ubicado, puede ser difícil contratar a los mejores talentos con una gran cantidad de ofertas de trabajo con las que competir en recursos humanos. Si está construyendo una empresa con sede en Silicon Valley o en otra zona bulliciosa, la competencia por los mejores profesionales puede ser demasiado alta. O si vive en una ciudad más pequeña, puede ser difícil persuadir a sus prospectos para que se muden allí y cambien su estilo de vida por un nuevo trabajo.

Por lo tanto, crear un equipo remoto le brinda mucha flexibilidad como propietario de un negocio para contratar a los mejores talentos de todo el mundo. Cada vez más, las personas esperan políticas de trabajo remoto flexibles cuando buscan un nuevo trabajo. Más del 70% de los empleados informan que la capacidad de teletrabajar será extremadamente importante para elegir su próximo trabajo.

3. Mayor retención de empleados con trabajos remotos

Si el trabajo remoto tuviera un NPS, sería altísimo: según la encuesta de Miro sobre la fuerza laboral remota , el 91 % piensa que el trabajo remoto es una buena opción para ellos. A medida que la tendencia ha crecido, las personas generalmente reportan los beneficios de los horarios flexibles, el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y las mejoras en la productividad.

Y poder trabajar de forma remota definitivamente influye en la lealtad de las personas hacia su empleador. Gartner estima que las organizaciones que apoyan una cultura de «elige tu propio estilo de trabajo» pueden aumentar las tasas de retención de empleados en más de un 10 %.

Los buscadores de empleo optan por puestos remotos que ofrecen un mejor trabajo y un estilo de vida que se adapte a ellos. Los empleados de trabajo remoto tienen la autonomía para diseñar su vida laboral para que se ajuste a su horario y hacer posible disfrutar del trabajo remoto desde donde sea que necesiten estar.

4. Una mayor diversidad conduce a mejores productos

Contratar a los mejores talentos de diferentes ciudades, países y orígenes también puede ayudarlo a crear un equipo diverso y brindarle una ventaja competitiva.

Según un informe de McKinsey sobre más de 300 empresas públicas, las organizaciones que se encuentran en el cuartil superior en cuanto a diversidad étnica y racial en la gestión tenían un 35 % más de probabilidades de obtener rendimientos financieros por encima de la media de su sector, y las que se encontraban en el cuartil superior en cuanto a diversidad de género eran 15% más de probabilidades de tener rendimientos por encima de la media de la industria.

5. Menos desplazamientos de empleados es más sostenible

La sostenibilidad ecológica es otro beneficio importante a largo plazo del trabajo remoto. Según los datos de Global Workforce Analytics , si las personas que tenían trabajos compatibles con el trabajo remoto trabajaran de forma remota la mitad del tiempo, generarían los siguientes ahorros:

$20 millones en gasolina
54 millones de toneladas de emisiones de gases de efecto invernadero (equivale a sacar de circulación a casi 10 millones de automóviles durante un año)
640 millones de barriles de petróleo (por valor de $ 64 mil millones)
119 mil millones de millas de conducción en carretera
Ser consciente del impacto de su negocio en el planeta es un gran logro en sí mismo, pero también es una estrategia que puede ayudarlo a atraer más clientes. Según Nielsen , “el 55 % de los consumidores globales en línea en 60 países dicen que están dispuestos a pagar más por productos y servicios proporcionados por empresas comprometidas con el impacto social y ambiental positivo”.

Cómo la tecnología permite que las empresas se vuelvan remotas

Como mencionamos, el trabajo remoto no puede ser posible sin la tecnología que lo permite. Cosas como Internet de banda ancha y planes telefónicos de computación en la nube hacen posible el trabajo remoto. Los equipos modernos suelen utilizar alguna combinación de mensajeros, correo electrónico, videoconferencias, documentos en la nube y software de gestión de proyectos.

También hay miles de herramientas creadas para equipos con diferentes especializaciones: desde aplicaciones que permiten a los diseñadores de UX crear esquemas hasta herramientas de planificación para gerentes de productos, rastreadores creados específicamente para ingenieros y mucho más.

Por ejemplo, usamos nuestro propio producto para reemplazar la experiencia laboral de estar reunidos alrededor de una pizarra en persona , cuando estamos trabajando desde diferentes ubicaciones.

Lea más sobre nuestras herramientas recomendadas para el trabajo remoto .

Mitos del trabajo remoto: ¡desmentidos!

En el pasado, solíamos ver el trabajo remoto como un desafío que debemos superar. Pero si se hace bien, un entorno remoto puede llevar a su equipo al éxito. Es cierto que algunos equipos nunca logran prosperar en este entorno, y así es como comienzan los mitos. Aquí hay algunos mitos comunes sobre el trabajo remoto que quizás haya escuchado, pero que hemos desmentido a través de datos y nuestras propias experiencias.

Mito n.° 1: los trabajadores remotos se sienten solos e infelices

Hay ciertos clichés que pueden venir a la mente cuando piensas en el trabajo remoto: un consultor en un cuarto oscuro o un ingeniero que nunca sale de casa o ve a otro ser humano, excepto quizás al repartidor de pizza.

En realidad, la vida cotidiana de un trabajador remoto rara vez se siente aislada. Trabajar de forma remota no significa solo trabajar desde casa y evitar todas las interacciones sociales. La popularidad de los equipos remotos creó un mercado para los espacios de coworking, mientras que las bibliotecas, las cafeterías y los restaurantes agregaron estaciones de carga y áreas «tranquilas», ideales para los trabajadores remotos que quieren salir de casa. Significa que muchas personas tienen acceso a sus comunidades locales, construyen conexiones horizontales y se vinculan con otros trabajadores remotos en su área.

Además, muchas personas eligen el trabajo remoto porque creen que mejora su calidad de vida y les permite sentirse mejores padres, amigos o socios. Según FlexJobs , las cuatro razones principales informadas por las que las personas buscan un trabajo flexible son el equilibrio entre la vida laboral y personal (75 %), la familia (45 %), el ahorro de tiempo (42 %) y la reducción del estrés del viaje al trabajo (41 %). Las personas se sienten más felices y productivas cuando tienen control sobre sus horarios y sus vidas.

Mito #2: La calidad de la comunicación disminuye a través del trabajo remoto

Otro mito popular que a menudo se asocia con la vida laboral remota es que conduce a una mala comunicación. Algunas personas creen que para tener éxito, los equipos necesitan mucho tiempo juntos y no pueden moverse tan rápido en un entorno remoto.

Es cierto que administrar las zonas horarias puede ser difícil y algunos proyectos realmente requieren una colaboración cara a cara. Muchas empresas remotas exitosas todavía llevan a sus equipos a una ubicación compartida para iniciar proyectos de alta prioridad y albergar equipos fuera de las instalaciones. Sin embargo, trabajar desde la misma ubicación o incluso desde la misma zona horaria no es necesario en absoluto.

Herramientas contemporáneas como mensajeros, rastreadores de tareas, documentación en la nube, videoconferencias, software de colaboración , etc. le permiten crear centros de colaboración que realizan un seguimiento de todos los proyectos e interacciones de su equipo.

Además, hemos visto que la diferencia de zona horaria anima a cada compañero de equipo a ser más autónomo y también intencional en la forma en que nos comunicamos. En última instancia, las personas que dominan estas dos habilidades forman equipos más fuertes y tienen una ventaja competitiva sobre aquellos en los que las personas necesitan mucho FaceTime para tomar cualquier decisión.

Mito n.° 3: las reuniones remotas no son efectivas

El mito de que las reuniones en línea son ineficaces puede desafiarse examinando dos grandes beneficios de organizar reuniones remotas:

Más trabajo de preparación conduce a una mayor eficiencia. Las reuniones remotas a menudo requieren más planificación por adelantado. Invitar a las personas adecuadas, crear una agenda y pedirles a las personas que hagan la tarea brinda a los asistentes la oportunidad de estar bien preparados y orientados a la acción durante la reunión.

Las reuniones remotas crean un sentido de urgencia. No querrás perder el tiempo de nadie si tu compañero de equipo está a once horas de distancia y te llama tarde en la noche o temprano en la mañana, por lo que es imprescindible tener un plan claro y una lista de elementos de acción después de cada reunión.

Mito #4: La productividad disminuye cuando se trabaja desde casa

Algunas personas ven a los que trabajan desde casa como holgazanes que nunca se quitan el pijama. Es difícil encontrar datos sobre las opciones de moda de los trabajadores remotos, pero ciertamente sabemos que el 65 % de las personas se sienten más productivas en un entorno de «trabajo desde casa».

Muchas empresas prefieren un diseño de oficina abierto, pero la mayoría de las personas informan que se sienten distraídas y estresadas en este tipo de entorno. Otras estadísticas sobre las oficinas abiertas también son bastante sombrías: el 31 % de las personas «contuvo sus verdaderos pensamientos y opiniones durante las llamadas en la oficina porque no quieren que sus compañeros de trabajo los escuchen y los juzguen», y el 16 % de las personas sienten que sus “La calidad general de la salud ha disminuido” en las oficinas de planta abierta.

Por lo tanto, poder trabajar desde casa a menudo ayuda a concentrarse y a comunicarse: las personas se sienten capacitadas para hablar lo que piensan y pueden crear un vínculo con sus compañeros de trabajo.

Mito n.º 5: la cultura de equipo no existe cuando se trabaja de forma remota

La cultura de una empresa se compone de los valores, creencias, actitudes y comportamientos compartidos por un equipo. Es la forma en que las personas trabajan juntas hacia un objetivo común y, a menudo, es el marco o guía que utiliza un empleado para tomar decisiones de forma independiente.

La cultura del equipo se define, no se reduce, a través de la colaboración remota. Es cierto que construir una cultura de equipo remoto requiere repensar todas las convenciones que usan los equipos coubicados, desde el reclutamiento y la incorporación hasta el desempeño de los empleados y las progresiones profesionales hasta la colaboración y la gestión de proyectos. Sin embargo, si se comunica bien, la cultura del equipo puede ser muy sólida en los equipos remotos. Los valores compartidos permiten que las personas actúen de manera independiente y, sin embargo, sientan que pertenecen a un grupo más grande que está unido por el mismo objetivo.

Estas son algunas de las mejores prácticas que nos ayudaron a crear una cultura de equipo remoto:

1. Cree un espacio para delinear sus objetivos y valores como equipo. Colabore con sus colegas para definir su misión, visión y valores fundamentales y descríbalos en un documento compartido o en una pizarra virtual , para que todos puedan revisarlo y asegurarse de que sus objetivos personales y OKR estén alineados con él. Establezca comprobaciones trimestrales o mensuales para realizar un seguimiento del rendimiento en función de esos valores.
2. Recorrer el camino. Cuando se trata de un arreglo de trabajo saludable y flexible, los gerentes pueden predicar con el ejemplo. Cuando los líderes aprovechan el trabajo remoto y las opciones de trabajo flexible, les resulta mucho más fácil a sus empleados seguir sus pasos.
3. Sé considerado. Si es la mañana o la hora de la cena, pregunta si puedes tener una reunión a esa hora. Familiarícese con el entorno de trabajo de los miembros de su equipo remoto: si están trabajando desde un centro diferente, reserve la(s) mejor(es) sala(s) de reunión posible para las personas en la oficina remota, conozca los líderes del sitio/aspectos administrativos para aprender, comprenda los horarios de café , etc
4. Haz tiempo para charlar. Tómese unos momentos al comienzo de cada reunión para concentrarse en asuntos personales, como el partido de béisbol de su hijo o las próximas vacaciones de un miembro del equipo. Hablar de lo que hiciste durante el fin de semana no es «cosas esponjosas». De hecho, es crucial para construir relaciones y fortalecer la colaboración en equipo.
5. Recree conscientemente lo mejor de la cultura en la oficina. No olvides las pequeñas cosas. Organice una hora feliz virtual o una sesión de desayuno donde personas del mismo campo (por ejemplo, desarrollo de productos) puedan discutir sus desafíos. Envíe a las personas una tarjeta para su cumpleaños u otras ocasiones especiales. Ordene café o comida para los empleados remotos que están en reuniones para ayudarlos a sentirse incluidos.

Lea sobre cómo construimos la cultura del equipo de forma remota.

Más consejos para gestionar tus equipos remotos

Es cierto que el trabajo remoto es la ola del futuro, especialmente con trabajos que se pueden completar digitalmente. Hemos revisado las diferentes estructuras de trabajo remoto, las tendencias y los mitos comunes del trabajo remoto. Ahora, busque más artículos en nuestra guía para obtener consejos sobre cómo administrar su equipo remoto.

Fuente: miro