Cuando damos los primeros pinitos en marketing nos dicen una y mil veces (yo también lo hago) documenta todo lo que haces al tiempo de que mides los resultados que vas teniendo. Si bien es cierto que eso resuelve muchos de los primeros problemas al final se genera una carga documental de dimensiones descomunales. Por eso hoy digo… «Reduce tu burocracia» e intenta que eso no te pase factura.

Debemos tener en cuenta, sobre todo, el tamaño de tu equipo humano. Por que si tu equipo son más de uno ya no puedes contar con una especie de memoria colectiva, al final nadie se acuerda, con detalle, ni siquiera de lo que ha dicho en la reunión de trabajo. Eso se soluciona creando actas de las reuniones, a costa de invertir tiempo en crear esa documentación.

Lo primero y muy importante es que crear documentación no significa imprimir toneladas de papel con suficientes copias para que todo el mundo tenga el mismo documento en su escritorio. Sobre todo si trabajamos deslocalizados lo del papel se vuelve insostenible.

Además ahora que la sociedad se preocupa por el medio ambiente, reducir la cantidad de papel en las empresas es algo interesante. Menos espacio de almacenaje tanto para el papel impreso, como para el almacén de papel y cartuchos de tinta o toner (con el consiguiente ahorro)

Ojo, los documentos oficiales (facturas, contratos, etc.) deben almacenarse de manera correcta. Si es en digital debe usarse las tecnologías adecuadas, si es en físico debemos tener en cuenta cómo lo almacenamos, tanto para evitar extravíos como incendios.

Ahora te digo: «Reduce tu burocracia interna»

Hacemos miles de notas que deben pasar de un empleado a otro, cientos de informes (resultados, evolución, diseño) y resulta que si no lo almacenamos de manera adecuada nos encontramos con versiones o documentos desactualizados que no nos ayudan a mantener nuestra empresa al día.

Lo fácil sería decir que podemos usar servicios como Dropbox para poder disponer de nuestros documentos sincronizados con todos nuestros dispositivos, por un coste relativamente bajo podemos disponer de todo lo que necesitamos en el momento de editar esta entrada Dropbox ofrece en su plan Standard 5 Tb (terabites) y 3 usuarios por 12 € mensuales. También dispones de la versión «Advanced» por 18 € que no te limita en tamaño aunque también es para 3 usuarios.

Obviamente es una gran cantidad de espacio en la nube y todo tus dispositivos sincronizados, no he encontrado ningún aparato o sistema operativo que no ofrezca gratuitamente una opción de conexión con esta plataforma. Recuerda que la versión gratuita dispones de 2Gb de almacenamiento y de esta manera probar este servicio sin tener que abrir la cartera desde el primer momento.

Lo único que personalmente no me gusta mucho es que Dropbox tiene una alianza con Microsoft, aunque eso es bueno para los usuarios de Office 360 para el resto de empresas puede significar compartir nuestros contenidos con los servicios de Microsoft sin ni siquiera saberlo.

Existen otras opciones y con eso Reduce tu burocracia, aunque técnicamente son algo más complejas:

Owncloud:

Su plataforma personal de colaboración en la nube

Con más de 50 millones de usuarios en todo el mundo, ownCloud es el software de código abierto líder del mercado para plataformas de colaboración basadas en la nube. Como alternativa a Dropbox, OneDrive y Google Drive, ownCloud ofrece seguridad y privacidad de datos reales para usted y sus datos.

Almacene sus archivos en una ubicación central, protegida del acceso no autorizado. Muchas características diseñadas para la seguridad absoluta de los datos lo ayudan a trabajar de manera productiva y segura.

Con el cliente de escritorio gratuito y la aplicación gratuita ownCloud, puede acceder a sus fotos, documentos y películas en cualquier momento desde cualquier lugar. Mantiene sus archivos sincronizados y siempre actualizados.

Nextcloud:

Recuperar el control

La plataforma de productividad autohospedada que lo mantiene en control

Comparta y colabore en documentos, envíe y reciba correos electrónicos, administre su calendario y tenga chats de video sin filtraciones de datos

Como solución totalmente local, Nextcloud Hub proporciona los beneficios de la colaboración en línea sin los riesgos de cumplimiento y seguridad.

Personalmente adoro las dos, cuando lo instalo en un servidor en la nube prefiero hacerlo con Owncloud, aunque me temo que es una decisión personal por que me resulta más sencillo de intalar y configurar. Mientras que cuando lo hago en un servidor local (dentro de nuestra propia red) prefiero Nextcloud ya que me permite instalarlo incluso en un ordenador personal que me haga las funciones de servidor de ficheros.

Las limitaciones en ambos servicios son las mismas.

En un servidor en la nube (Hosting) el problema acostumbra a ser el tamaño del servicio, por lo general tenemos pocos Gigas de almacenamiento mientras que en local disponemos de discos duros SSD (para ponernos exquisitos) que por menos de 40 € podemos almacenar 240 GB Si disponemos de 2 discos podemos programar copias de seguridad incluso de manera redundante y así estar seguros de que no perdemos nada.

Con estos servicios auto-hospedados tenemos las mismas ventajas aunque en nextcloud es más sencillo de instalar en cualquier dispositivo pero hay soluciones para ambos. También son accesibles desde navegadores web, al menos desde los más actualizados.

La mayor de las ventajas es que no compartes tu contenido con nadie que no tenga acceso, incluso si pides soporte técnico deberás dar credenciales de administrador a las personas que vayan a tener acceso ya que ni los desarrolladores oficiales pueden entrar en vuestro sistema.

NOTA: El proveedor de hosting no va a aportar conocimiento (por lo general) para instalar o solucionar problemas en tu instalación nextcloud u owncloud por lo que deberás ser autosuficiente en eso.

Ahora es el momento… Reduce tu burocracia y verás que todo es más sencillo.

¿Necesitas ayuda con ésto? Puedes contactar con nosotros y veremos en qué es lo que necesitas.