Cuando visitas a un cliente de los pequeñitos, aquellos que son los que están moviendo la economía de verdad en nuestro país. Te encuentras al propietario haciendo cuentas con una calculadora, un lápiz y docenas de libretas y documentos que luego van a pasar a sus gestores para que les «hagan» la contabilidad. Le llamamos digitalización empresarial, pero olvidamos explicar el por qué, pero sobretodo obviamos explicar el cómo.

Voy a procurar explicar un par de conceptos y veremos como desarrollo todo este sinsentido.

Por un lado tenemos los «ERP» (por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) O en el lenguaje de Cervantes: Sistemas de planificación de recursos empresariales.

¿Cómo se te ha quedado el cuerpo? 😛

De momento os paso literalmente la definición que entrega Wikipedia:

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (‘ERP’, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son los sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

La planificación de recursos empresariales es un término derivado de la planificación de recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificación de requerimientos de material (MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia modelos de suscripción por el uso del servicio (SaaS, cloud computing).

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, la planificación de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.

SI eres una pequeña empresa entiendo que hasta ahora he aclarado poco, pero es lo que vas a encontrar si navegas por Internet y pones las palabras justas en el buscador pertinente. Personalmente prefiero las explicaciones que ofrece la Wikipedia antes que las que dan los «creadores» de software.

En realidad no se trata de otra cosa que la racionalizar la estructura empresarial de la empresa, volviéndola más eficiente. Si produces productos y los distribuyes aunque sea en cantidades pequeñas debes llevar una gestión eficiente de pedidos, pasos de producción stock, gestión de venta y contabilidad (incluyendo facturación y gestión de caja)

Por supuesto puedes gestionar todo eso con unas libretas y una calculadora, el problema viene cuando cualquiera de los procesos administrativos se amontonan, acabas contratando a un ejército de personas a las que debes adiestrar con tu «método» y que a los días de empezar pueden acabar ayudándote con el papeleo.

Si esperas hacer previsiones me temo que con el sistema manual, o tienes mucho personal que se lo curre día a día o va a ser tarea imposible. Nunca tendrás los datos en el momento que los necesitas y deberás desempolvar tu intuición (por supuesto extraída de la experiencia de todo el tiempo que llevas en el negocio.

Te dedicarás a revisar papeles, listados y notas en lugar de optimizar los procesos productivos. En su caso también es necesario racionalizar los sistemas de almacenaje, distribución y edición de documentos públicos. Para eso eres el jefe y/o propietario, y es en eso y en la optimización o remodelación de los productos en lo que eres realmente necesario.

Ahora viene cuando NO voy a recomendar nada, no soy nadie para valorar un negocio de manera abstracta. No puedo recomendarte algo que no se si te va a funcionar.

Mi única recomendación se centra en que racionalices tus procesos y éstos pasan ineludiblemente en optimizar tus procesos administrativos y por ende en la digitalización de la empresa.

Por otro lado tenemos los «CMS»

Voy a seguir transcribiendo los contenidos de Wikipedia:

CRM proviene de la sigla del término en inglés customer relationship management, y puede poseer varios significados:

1. Administración basada en la relación con los clientes. CRM es un modelo de gestión de toda la organización, basada en la satisfacción del cliente (u orientación al mercado según otros autores). El concepto más cercano es marketing relacional (según se usa en España) y tiene mucha relación con otros conceptos como: clienting, marketing 1×1, marketing directo de base de datos, etc.
2. Software para la administración de la relación con los clientes. Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing. 2 Dicho software puede comprender varias funcionalidades para gestionar las ventas y los clientes de la empresa: automatización y promoción de ventas, tecnologías data warehouse (almacén de datos) para agregar la información transaccional y proporcionar capa de reporting, dashboards e indicadores claves de negocio, funcionalidades para seguimiento de campañas de marketing y gestión de oportunidades de negocio, capacidades predictivas y de proyección de ventas.

Vale, ahora ya me podéis insultar (al menos con razones suficientes) aunque os ruego un poco de paciencia a ver si explicándome reduzco mi condena.

En empresariales consideramos las relaciones entre empresas como eje fundamental para la consecución de los objetivos, el problema es que empezado el siglo XXI podemos observar que las empresas y todas las entidades se humanizan, cada día es más importante las acciones de las personas que gestionan una empresa o marca y que «marcan» profundamente la reputación de la empresa.

Entonces si tenemos en cuenta eso, debemos cuestionarnos algunos conceptos y agasajar a las personas que componen esas firmas. Ojo que no me refiero a enviar un jamón por Navidad (aunque también queda bien) si no en saber qué cosas les interesa.

Escribimos en nuestro blog sobre cosas que sabemos que les interesa, les felicitamos el día de su cumpleaños, o impulsamos cuando comunican que algo ha cambiado en su entorno profesional. Por supuesto ésto es relativamente sencillo de gestionar cuando nuestro entorno es relativamente pequeño, y con una agenda o las alarmas de Facebook o calendarios de Google son más que suficientes para poder atender esa demanda.

Pero puestos en marcha nos gustará saber qué hacen y qué dicen en las redes sociales, qué opinión pueden tener de ciertas circunstancias que nos aporten ventajas estratégicas. Si hablamos de clientes sabremos el momento en el que necesitan una solución y si son proveedores saber en qué momento van a hacer un nuevo lanzamiento o mejora de las condiciones.

En cuanto nuestro círculo crezca un poco esta tarea se convierte en árdua. y volvemos al principio del post, donde contrataremos ingentes cantidades de personal al que deberemos adiestrar para que contesten según nuestras necesidades. Por supuesto ésto sería una solución para eliminar las colas del INEM, pero los costes de nuestra producción serían del tamaño de una multinacional y que el cliente consuma nuestro producto sería poco menos que imposible.

Disponer de las herramientas y conocimientos que nos aportan las técnicas CMS (o los software específicos) nos aporta un ahorro importante en gastos estructurales y nuestra cuenta de resultados no se verá descompensada.

Como último quiero decir que no en todas las circunstancias sirven los mismos consejos, hay empresas con las mejores tecnologías y que son incapaces de mantener un volumen adecuado de trabajo y que por tanto las herramientas se quedan obsoletas sin haber sido usadas.

Además, por ejemplo, hay empresas que se gastan sus buenos dineros para tener páginas web o comercios electrónicos y ni se preocupan de actualizarlos y de hacerlos funcionar de manera adecuada, por lo que en unos pocos meses se quedan paradas y oyes aquello de ¿para qué me sirve esto si no consigo nada?

La web está viva y los usuarios exigen que las empresas tengan el mismo nivel de interés que el cliente demuestra, si no seguimos los comentarios, no aportamos nuevos conocimientos y no somos capaces de responder a consultas concretas…

¿De qué sirve la digitalización de las empresas si lo usamos como un triste bloc de notas de 1 €?